La gestione di documenti e archivi, fino a quando conservarli?

Nel corso di tanti anni di attività aziende ed uffici accumulano una serie di scartoffie e documenti, in alcuni casi con dati sensibili, che aumentano progressivamente di volume. Tutto questo rappresenta un problema anche da un punto di vista logistico, poiché si riduce lo spazio a disposizione degli uffici con ripercussioni negative sulla produttività.

Grazie alla digitalizzazione dei servizi si è però intrapresa da tempo la strada della dematerializzazione dei documenti, che vengono conservati in formato digitale. In questo modo si recupera spazio prezioso a beneficio dell’intera attività. Tuttavia, bisogna considerare due aspetti importanti:

• i documenti vanno conservati per un determinato periodo di tempo;
• lo smaltimento documenti deve essere effettuato a norma di legge, anche per garantire il corretto riciclo della carta.

Per quanto tempo bisogna conservare i documenti?

La conservazione documentale non è solo una necessità aziendale, ma anche un obbligo di legge. Tutte le aziende devono quindi conservare i documenti per un periodo specifico, così da poterli presentare in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

L’obbligo di conservazione non è univoco e può variare sensibilmente a seconda del documento. Il periodo va da un anno fino a 20 anni, ma molto dipende dalla tipologia di documentazione e dal soggetto tenuto a gestirla.

Le pubbliche amministrazioni ad esempio conservano i documenti in modo permanente, consentendo la consultazione ai cittadini ai fini di studi o di altre esigenze.

Per le aziende il discorso cambia notevolmente. In linea di massima i documenti vanno conservati per almeno 10 anni dall’ultima registrazione. Vanno quindi custoditi telegrammi ricevuti e spediti, fatture, lettere ecc.

Anche i documenti aziendali di natura finanziaria vanno conservati per 10 anni, ma ci sono delle differenze a seconda del soggetto. I piccoli imprenditori ad esempio sono tenuti a tenere i registri dell’IVA ed il registro dei beni ammortizzabili, ma non il libro degli inventari ed il libro giornale. Le aziende di medie e grandi dimensioni devono invece conservare: libro giornale, libro mastro, libro degli inventari, corrispondenza commerciale, libro di cassa, libro di magazzino, libri sociali ecc.

Per avere una panoramica più ampia è comunque consigliabile consultare l’articolo 2220 del Codice Civile sulla Conservazione delle scritture contabili, che ne regolamenta la conservazione della documentazione.

Distruzione documenti cartacei: perché affidarsi a dei professionisti?

Ultimato il periodo necessario per la conservazione dei documenti, è possibile procedere alla loro distruzione. Per effettuare quest’operazione è opportuno affidarsi ad aziende specializzate in tale attività, come GVM, che seguono l’intero iter burocratico e smaltiscono le carte ed i documenti secondo le normative con apposite strumentazioni.

Il personale qualificato ha le competenze necessarie per la distruzione dei documenti, un’operazione sempre più richiesta da istituti di credito, istituti bancari, pubbliche amministrazioni ed altre aziende che accumulano un grande flusso di documentazione.

In quest’operazione è di fondamentale importanza garantire la completa illeggibilità dei documenti distrutti, che in molti casi contengono dati sensibili. Malintenzionati potrebbero infatti entrare in possesso dei documenti distrutti, risalendo così a nomi, indirizzi, informazioni e addirittura numeri di conto bancario e carte di credito. Una situazione del genere metterebbe seriamente a rischio i clienti, i fornitori e l’azienda stessa.

Bisogna poi considerare l’aspetto ecologico, garantendo la perfetta riciclabilità della carta. Le politiche mondiali dei paesi più potenti al mondo sono finalizzate a ridurre considerevolmente l’inquinamento atmosferico, che deve partire da un corretto e virtuoso riciclo dei materiali come appunto la carta. La distruzione degli archivi dei documenti evita l’utilizzo di inceneritori, seguendo una strada decisamente più “green” a beneficio dell’ambiente circostante.

I documenti, dopo essere stati collocati su un nastro trasportatore, vengono portati direttamente al trituratore al fine di essere completamente distrutti. Diventano così presse di carta che possono essere reinserite nel processo produttivo nelle cartiere, pronte ad essere riutilizzate nuovamente. Al termine del processo è praticamente impossibile ricostruire qualsiasi tipo di documento.

Come garantire il corretto smaltimento dei documenti secondo le normative di legge?

L’azienda incaricata della distruzione dei documenti, al termine dell’operazione, rilascia un attestato che garantisce la riservatezza operativa e la totale illeggibilità dei documenti. Inoltre è possibile richiedere prove fotografiche o video che attestano l’avvenuta distruzione della carta, operazione che viene regolamentata dalla norma UE 2016/679 (GDPR).

L’azienda che si occupa dello smaltimento deve adeguarsi a questo regolamento e adottare tutte le procedure richieste per quanto riguarda la sicurezza, la gestione della documentazione e l’attività di distruzione. Se non venissero rispettate le procedure necessarie, scattano multe e sanzioni per il titolare del trattamento dei dati, sia in caso di smaltimento di documenti in proprio, sia in caso di affidamento a terzi.

Per evitare qualsiasi problema è quindi necessario rivolgersi ad aziende specializzate, che si occupano di sbrigare tutte le faccende burocratiche al fine di garantire una distruzione efficace ed affidabile dei documenti. La stessa carta viene inserita virtuosamente nei processi di riciclo, garantendo una notevole riduzione dei costi ed un beneficio tangibile per la natura e l’ambiente circostante.

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